1. Informar datas \ período do seu evento. Está informação deve ser o ponta pé inicial de sua procura por tendas e estruturas. Períodos como Carnaval, Reveillon, Festas Juninas, podem ter uma demanda muito elevada. Se organizar com a maior antecedência possível é a melhor solução. Se não houver uma data 100% fechada, informar que o evento será de um dia, um final de semana, um mês etc. É de extrema importância que essas datas estejam claras.
2. Local do evento. Tenha todas as informações relevantes sobre o local do seu evento como por exemplo: Endereço completo com CEP, acesso de caminhões, possíveis restrições de horários, se o local é de fácil acesso de equipamentos e maquinas etc. Caso não haja um local exato, defina ao menos o bairro \ Cidade e deixe os itens acima em aberto. OBSERVAÇÃO: Vale ressaltar que em muitos casos os valores podem ser alterados quando houver uma definição do local.
3. Faça uma planta Baixa do seu evento. Este ponto é de extrema importância para o sucesso do seu evento, a partir de uma planta, que pode e deve ser algo bem simples, você conseguirá informar ao seu fornecedor qual estrutura, quantidades e medidas que serão utilizadas no seu evento. Caso não seja possível, solicite uma visita técnica que tudo será resolvido.
4. Definir Prazos. Defina com seu fornecedor todos os prazos envolvidos. Por vezes, na locação de tendas e palcos, as estruturas devem ser montadas primeiro e desmontadas por último. Se você fará um casamento por exemplo e sabe da real necessidade da locação de uma tenda, a mesma deverá ser montada antes das mesas, cadeiras, decoração etc. Ter ao mesmo tempo, diversos fornecedores só atrapalha a execução do serviço. Se o espaço for alugado, verifique se é possível que a desmontagem das estruturas ocorram na manhã do dia seguinte ou se deve ser feita logo após o término do evento.
5. Sempre acompanhe seu fornecedor. Nunca deixe que o fornecedor trabalhe sem supervisão ou com dúvidas em relação ao evento — o diálogo é uma das principais ferramentas de um bom evento.
Estas são apenas 5 dicas importantes para que seu evento seja um sucesso. Entre em contato e diga como podemos ajudar no seu evento ainda mais.